6.2. Құжаттарды саралау.
Бухгалтерлік құжаттар: міндеттері, толтырылған жері, мазмұны, деректер көлемі, пайдаланылу тәртібі сияқты бірқатар белгілері бойынша сараланады.
Осыралдың міндеттеріне қарай құжататр нұсқаушы, орындаушы (ақтаушы), бухгалтерлік толтыру және құрыстырылған болып бөлінеді, осы соңғысына нұсқаушы, орындаушы және бухгалтерлік толтыру біріктіріледі немес құжаттардың алдыңғы екі түрі біріктіріледі.
Нұсқаушы құжатар шаруашылық операцияларын жүргізуге құқық беретін құжаттар–кәсіпорынның немесе одан жоғары ұйымның басшысының бұйрықтары мен нұсқаулары, жұмыс тапсырмалары, материалдар басуға деген талаптар, банктен қолма–қол ақша алуға берілген чектер, бір жерге шығуға рұқсат берілген жол қағаздары және т.б. жатады. Бұл құжаттар шаруашылық операцияларының жүргізілген фактісін көрсетпейді, олар тек соларды жүргізуге ғана құқық береді. Нұсқаулық құжаттар әрбір шаруашылық операцияларына толтырыла бермейді, тек кейбіріне ғана толтырылады.
Орындаушылық құжатар шаруашылық операцияларының жасалған фактісін куәландырады. Оған жататындар: тауар–материал қорларының сатылған–сатып алынған фактілерін көрсететін счет– фактура; материалдық игіліктерді босату мен қабылдауды тіркеп отыратын накладный; жұмысшылардың орындаған жұмыстары туралы құжат; кассадан ақша алу және беру ордерлері және т.б.
Орындаушылық құжаттарды шаруашылық операцияларын жүргізуге жауапты адамдар толырып, солар қол қаяды. Мысалы, маретиалдардың қабылданғаның көрсететін құжаттарды қойма меңгерушісі немесе оның тапсырмасымен басқа бір адам толтырып, қол қояды.
Бухгалтерлік жолмен толтырылатын құжаттарға сондай–ақ сол бухгалтерияда есепшоттар бойынша деректері техникалық жағынан дайындау үшін қажетті нұсқаулық және орындаушылық құжатар және дайындаушы ведомостер, есептер, түрлік бухгалтерлік анықтамалар және т.б. кіреді. Құжатардың бұл түрі бухгалтерлік есепті неғұрлым оңтайлы ұйымдастыруға мүмкіндік береді.
Құрастырылған құжаттар дегініміз–бірдей уақытта әрі нұсқаушы, әрі орындаушы бола алатын құжатар. Мысалы, кассалық шығын (шығыс) ордері құрастырмалы құжат болып табылады, одан ақша және алушыныңқолхаты болады.
Бухгалтерлік есеп практикасында орындаушылық сипаттағы құжатарды пайдалану қажеттілігі туындап жатады. Олар: анықтамалықтар, баға көрсеткіштер, нормантивтер, тарифтік ставкалар, келісімшарттар, еңбек келісімдер және т.б. Бұлар жасалынатын операцияның құқықтық негізін ретке келтіреді.
Толтырылатын жеріне қарай құжаттар сыртқы және ішкі болып бөлінеді. Сыртқысы–кәсіпорынға сырт жақтан келгендер (өнім тапсырушылардың счет–фактурасы, банктердің есеп айырысу есепшоттарынан берген көшірмесі ж.б.). Ал кәсіпорынның тікелей өз ішінде толтырылған құжаттар ішкі аталды. Құжатардың басым бөлігі ішкі болып келеді.
Құжатар көлемі (ауқымы) жағынан бастапқы және құрама болып бөлінеді.
Бастапқы құжаттар–шаруашылық операцияларын басталар алдында толтыратын және одан кейінгі бүкіл есеп жазбаларының негізгін құрайтын құжаттар. Оған жататындар: кассадағы қолма–қол ақшаның қозғалысын көрсететін кассалық кіріс–шығыс ордерлері; игіліктердің тұрған орындары бойынша айналысын көрсететін кіріс– шығыс накладныйлары; келіп түскен тауарлар мен материалдардың және сатылған дайын өнімдердің счет–фактуралары ж.б.
Егер бастапқы құжат әрбір шаруашылық операцияларына жазылып берілер болса, олар бір жолғы деп аталады. Бір жолғы құжаттар көп жинақталып қалған жағдайда оларды біртекті топтар бойынша іріктеп пайдаланады. Белгілі бір мерзім ішінде (әдетте бір ай ішінде) бір жолғы құжаттарды біріктіретін құжаттар жинақтаушы деп аталады. Жинақтаушы құжаттардың неғұрлым қарапайым түрі жинақтаушы ведомостар, қоймадан материалдар, шикізат босатудың қашақағаздары және т.б. болып табылады.
Құрама құжатар дегеніміз–бұрындары толтырылған бастапқы құжаттар негізінде жасалынатын құжаттар. Бастапқы құжаттарды құрамаға топтастыру біртекті топтар бойынша жүзеге асырылады. Құрама құжаттарға бірінші кезекте материалдық жауапты адам жасаған есептің барлық түрлері жатады, мысалы, кассалық, материалдық, тауарлық және т.б. есептер. Құрама құжаттар алу кезінде бастапқы құжаттардың жүйеленуі, құжаттар айналысының жетілдірілуі жүзеге асады.
Құрама құжаттарға бастапқы құжаттар қоса тіркеліп, оларға тиісті жазулар түсірілгенде ғана олар жарамды деп танылады.
Өзінің экономикалық мазмұнына қарай құжатар: кассалық (кассалық есеп беру), банктік, есеп айырысу, материалдық (материалдық жауапты адамның есеп беруі), еңбек пен еңбек ақыны есепке алу топтарына бөлінеді.
Құжаттандыруды оңтайландыруда оны үйлестіру мен стандарттаудың маңызы зор. Үйлестіру дегеніміз– халықшаруашылығының барлық салаларындағы кәсіпорындар да пайдаланылатын құжаттардың бірыңғай формасын жасау. Құжаттарды үйлестіру оларды жасауды, тексеруді жеңілдетеді, материалдық шығын мен еңбекті елеулі түрде үнемдеуге жағдай жасайды. Ол және құжаттар бланктерінің көлемін бір ізге түсірумен (стандарттаумен) қатарлас жүргізіледі.
Похожие статьи
