6.3. Құжаттарды толтырудың (жасаудың), тексерудің және өңдеудің тәртібі.
Бастапқы құжаттауды негізінен бухгалтерлік есеп қызметкерлері емес, оперативті қызметкерлер жүргізеді. Құжаттардағы деректердің дұрыстығына, сондай–ақ құжаттың қатесіз толтырылуына сол құжатқа қол қойған лауазымды адамдар жауап береді.
Оперативті қызметкерлерден құжаттарды бухгалтерия қабылдайды. Кәсіпорынның бас бухгалтері құжаттар айналысын белгілейді: Онда құжаттың толтырылу (жасау) сәтінен бастап әр құжаттың пайда болған жері мен уақытынан оның архивке тапсырылуына дейінгі тәртібі, құжатардың әр цехтан, учаскеден, бөлімдерден өту кестесі, әрбір қызметкерлердің белгіленген қатаң мерзім ішінде орындауға тиісті міндеті нақты белгіленеді.
Бухгалтерияда құжаттарды өңдеудің мынадай кезеңдері болады: қабылдау, тексеру, топтастыру және бухгалтерлік толтыру.
Құжаттарды қабылдау кезінде бухгалтерия құрама құжаттың (есептің, ресстрдің) қоса тіркелген бастапқы құжаттармен сәйкестілігін анықтайды.
Тапсыруға әкелінген құжаттар операцияның заңдылық тұлғасынан да, сондай–ақ формасы тұрғысынанда құжаттың дұрыс толтырылуы жағынан да және арифметикалық есептелуі жағынан да тексеріліп, содан кейін ғана есепке қабылданады.
Тексеріс кезінде жасалған шаруашылық операцияларының құықтық жақтары құжаттар бойынша бақыланып, олардың Қазақстан Республикасының қолданылып жүрген заңдарын, келісімшарттарды, нұсқауларды, бұйрықтарды және бұзбауы қадағаланады. Шаруашылық операциялары бойынша жасалған құжатар ақша қаражаттарын, тауар–материалдар қорларын және басқа да активтерді қабылдау, кіріске алу, сақтау мен жұмсау қолданылып жүрген заңдар мен белгіленген тәртіпке сәйкеспеген жағдайда бухгалтерия оларды қабылдамайды және толтырмайды.
Құжаттардың дұрыс толтырылуын тексеруге–реквизиттердің толық толтырылуы, тиісті қолдаң қойылуы, техникалық толтырудың дұрыстығы, қаталердің түзетілу тәртібінің сақталуы және т.б. жатады.
Құжаттардың арифметикалық дұрыстығын тексеруге– бағалаудың жиынтығын (қосындысын) санаудың дұрыстығын мұқиат қайыра санау жатады.
Операциялар тек натуралды өлшемдерде ғана есепке алынған құжаттар оларды ақшалай өлшеуге санайды. Қосалқы тауарлар мен материалдар қорларын өз ішінде ауыстыру операциялары бойынша бухгалтерияға қатарлас тапсырылған материалдық жауапты адамдардың жауаптары да қоса тексеріледі (біреуінікі кіріс, екіншісінікі шығыс). Бухгалтерияға құжаттар қатарлас түскен жағдайда көп ретте қарсы тексеріс жүргізіледі.
Кейбір құжаттарды (материалдық жауапты адамдардың есебі) тексеріп, бекіткеннен кейін оларды бухгалтерлік өңдеу жүргізіледі. Оның мақсаты–құжаттарды одан арғы жазбаларға дайындау.
Тексерілген құжатар жүргізілген операциялардың біртекті белгілері бойынша тапсырылады. Кассадағы қолма–қол ақшаның айналысын (қозғалысын) көрсететін құжаттар бір топқа; қосалқы материалдар қорларының қозғалысы материалдық жауапты адамдардың тобына; жұмысшылармен және қызметшілермен жалақы бойынша есеп айырысу–үшіншіге; банктер көшірмелері–төртінші топқа және т.б. топтастырылады. Бұл мақсатта әдетте топтастырушы қағаздар (лист) деп аталатын құжат (жинақтаушы ведомоста) жасалынады. Оны қолдану бухгалтерлік жазбалар санын қысқартады, бухгалтерлік есеп жүргізу шығындарын азайтады.
Топтастыру қағаздары, жинақтаушы ведомостер және машинограммалар (компьютерлендіру кезінде) өздеріне қоса тіркелген куәләндіруші құжаттар мен бірге синтетикалық және аналитикалық есеп есеп шоттары бойынша бухгалтерлік жазбалар үшін негіздеме болады.
Құжаттарды өндірудегі неғұрлым күрделі жұмыстарының бірі есеп шоттар қатынас қағаздары. Мұндағы сәл жансақтық бухгалтерлік еспте шаруашылық операцияларын теріс көрсетуге соқтырады.
Қатынас қағазды есеп шоттар (немесе баға қосу) тікелей құжаттың өзінде көрсетіледі. Осы мақсат үшін құжатта арнаулы орын қалдырылған. Құжаттарға баға кесу өзінің сыртқы көрінісін есеп формуласы түрінде табыды, олар 3–тарауда айтылған (Бухгалтерлік есеп есепшоттары және еселеп жазу).
Бастапқы құжатарды өңдеу бухгалтерлік статьяларды құрумен аяқталады немесе оларды көбінесе желілеу деп атайды.
Қатынас қағазды есеп шоттар бойынша бухгалтерлік статьяларды құжаттарға баға кесу дейді. Олар қарапайым және күрделі болады. Қарапайым–тек екі есеп шотқа қатынас қағаз берілетін статья: бірі–дебет бойынша да, екіншісі кредит бойынша.
Күрделі статья–бірдей уақытта екіден астам есеп шоттарға қатынас қағаз береді және оның үстіне бірі дебет болса, бірнеше есеп шот кредит болып келеді немесе керісінше.
Бухгалтерлік құжаттарда әдітте есеп шоттардың толық атауы жазылмайды, олардың цифрлық шифры көрсетілген. Жұмыстың осындай қысқартылған ауқымы есеп шоттардағы бұған арғы жазбаларды неғұрлым оңтайландырады.
Өңдеуден өткен және бухгалтерлік жазбалар үшін пайдаланылған құжаттар бұған кейін кәсіпорындар мен шаруашылық субъектілерінің (ұйымдарының) бухгалтерлік есебіндегі құжаттар мен жазбалар туралы нормантивтік актіде белгіленген тәртіпке сай сақталады.
Құжаттар арнулы архивтерде–ағымдағы және тұрақты архивтерде сақталады. Бухгалтерия бөліміндегі ағымдағы архивте ағымдағы жолдың құжаттары сақталады, өйткені оларды бухгалтерия қызметкерлері жиі пайдаланады. Арнаулы түрде жабдықталған тұрақты архивте құжаттар хронологиялық тәртіп пен тиісті түрлері бойынша сақталады, сондай–ақ бас бухгалтердің немесе соған теңестірілген адамның жауап кершілігімен өткен жылдар есебі сақталады.
Бухгалтерлік (ағымдағы) архивтегі (құжатты) осы кәсіпорынның құрылымдық өзге бөлімшелеріне беру тек бас бухгалтердің рұқсаты бойынша ғана жүргізіледі.
Құжаттарды бухгалтерлік архивте сақтаудың мерзімін, сондай– ақ бұларды сол белгіленген мерзім өткеннен кейін кәсіпорынның (субъектінің) жалпы (тұрақты) архивіне тапсыру тәртібі қолданылып жүрген нормантивтік актілерге сәйкес жүзеге асырылады.
Похожие статьи
