6.2 Классификация документов.
Бухгалтерские документы классифицируются по ряду признаков: назначению, месту составления, содержанию, объему сведений, порядку использования.
По их назначению документы подразделяются на распорядительные, исполнительные (оправдательные), документы бухгалтерского оформления и комбинированные, в которых объединяются распорядительные, исполнительные и документы бухгалтерского оформления или первые два вида документов.
К распорядительным относятся документы, дающие право на совершение хозяйственной операции – приказы и распоряжения руководителя предприятия или вышестоящей организации, наряды на работы, требования на выдачу материалов, чеки на получение наличных денег в банке, путевые листы на право выезда и т. д. Эти документы не отражают факта совершения хозяйственных операций, они лишь дают право на их совершение. Распорядительные документы составляются не к каждой хозяйственной операции, а лишь к некоторым.
Исполнительные документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся: счета-фактуры, отражающие факт купли-продажи товарно-материальных запасов; накладные, фиксирующие отпуск и прием материальных ценностей (запасов); документы о выполненных работах рабочими; кассовые ордера на получение и выдачу денег из кассы и многие другие.
Исполнительные документы составляются лицами, ответственными за совершение хозяйственных операций и ими подписываются. Например, документы, фиксирующие прием материалов, составляются заведующим складом или по его поручению и им же подписываются. Подписываются документы и лицами, которые принимают материальные ценности или являются материально ответственными за них.
Исполнительные документы служат основанием для записей на счетах бухгалтерского учета.
Документами бухгалтерского оформления являются документы, которые составляются в самой бухгалтерии на основании распорядительных и исполнительных документов, необходимых для технической подготовки данных по счетам. К ним относятся накопительные и разработочные ведомости, расчеты, разные бухгалтерские справки и т. д. Этот вид документов способствует более рациональной организации бухгалтерского учета.
Комбинированными являются документы, которые одновременно являются и распорядительными и исполнительными. Например, расходный кассовый ордер является комбинированным документом, в нем дается распоряжение о выдаче денег и производится оформление выдачи денег и расписка получателя.
В практике бухгалтерского учета возникает необходимость использования документов исполнительного характера: справочников, ценников, нормативов, тарифных ставок, договоров, трудовых соглашений и т. д. Они регламентируют правовую основу совершаемых операций.
По месту составления документы подразделяются на внешние, поступившие со стороны в данное предприятие (счета-фактуры поставщиков, выписки банков из расчетного счета и др.) и внутренние, составляемые непосредственно на самих предприятиях. Большая часть документов являются внутренними.
По объему документы подразделяются на первичные и сводные.
Первичными документами являются такие, которые оформляют хозяйственные операции в момент их совершения и составляют основу для всех последующих учетных записей. К ним относятся все документы, оформляющие хозяйственные операции, а именно: приходные и расходные кассовые ордера по движении наличности в кассе, приходные и расходные накладные по движению ценностей на местах их нахождения, счета-фактуры на поступившие товары и материалы и проданную готовую продукцию и многое другое.
Если первичные документы выписываются на каждую хозяйственную операцию, они называются разовыми. При большом количестве разовых документов пользуются способом их накапливания по однородным группам. Документы объединяющие за определенный период (обычно месяц) разовые документы, называются накопительными. Наиболее типичным видом накопительных документов являются накопительные ведомости, заборные листы отпуска материалов, сырья со склада и т. д.
Сводными документами являются такие, которые составляются на основании ранее составленных первичных документов. Группировка первичных документов в сводные осуществляется по однородным группам. К сводным документам в первую очередь относятся все виды отчетов, составляемых материально-ответственными лицами, например, кассовые, материальные, товарные, авансовые и др. При получении сводных документов осуществляется систематизация первичных документов, совершенствование документооборота.
Сводные документы являются действительными только тогда, когда к ним приложены первичные документы и записи соответствующие им.
По своему экономическому содержанию документы подразделяются на группы: кассовые (кассовые отчеты), банковские, расчетные, материальные (отчеты материально ответственных лиц), по учету труда и заработной платы.
В рационализации документации большое значение имеет ее унификация и стандартизация. Под унификацией документов понимается создание единых форм, используемых на предприятиях всех отраслей народного хозяйства. Унификация документов облегчает их составление, проверку и приводит к значительной экономии материальных средств и труда. Она сопровождается стандартизацией размеров бланков документов.
Похожие статьи
